Bất kể quy mô hoặc loại hình kinh doanh của mọi doanh nghiệp, việc thông báo chuyển địa điểm văn phòng có thể làm ảnh hưởng đến tinh thần cũng như sự căng thẳng của nhân viên lẫn khách hàng. Vậy hãy biến các phản ứng bất lợi có thể xảy ra thành cơ hội thú vị để tiếp thêm nguồn năng lượng cho doanh nghiệp của bạn, mở rộng hoạt động kinh doanh và hỗ trợ nhân viên công ty.
Để công việc chuyển dọn văn phòng diễn ra suôn sẻ, bạn có thể tham khảo 5 mẹo thông minh bên dưới để thông báo cho mọi người chuẩn bị tinh thần được tốt nhất.
>>> Xem thêm: 5 vấn đề khi chuyển văn phòng cửa hàng
Thông báo về việc chuyển văn phòng cho nhân viên doanh nghiệp
Nguồn nhân lực luôn là trái tim và linh hồn của doanh nghiệp. Vậy họ phải là những người đầu tiên được biết về kế hoạch di dời văn phòng. Và đây cũng là nhiệm vụ đầu tiên trong danh sách những việc cần làm của bạn.
- Tổ chức một cuộc họp để thông báo: Tiết lộ chi tiết về kế hoạch chuyển văn phòng của doanh nghiệp để tất cả nhân viên đều có thể được biết. Nếu số lượng nhân viên không quá nhiều, có thể tạo sự tương tác tích cực bằng cách sắp xếp cuộc họp nhỏ cùng bữa ăn sáng hoặc ăn trưa nếu có thể.
- Nêu lý do: Hãy giải thích lý do bạn cần di dời nơi làm việc theo hướng tích cực nhất có thể. Hãy biến lý do chuyển dọn trở thành động lực thúc đẩy tinh thần và thể hiện sự nhiệt tình đối với sự kiện quan trọng này. Ví dụ, có thể việc chuyển văn phòng sẽ cung cấp điều kiện làm việc được tốt hơn, như có phòng ngủ trưa cho nhân viên chả hạn.
- Cung cấp thông tin chi tiết: Cung cấp cho mỗi thành viên phòng ban một bản thông báo bằng giấy được thiết kế hấp dẫn với địa chỉ mới, ngày giờ chuyển dọn, quy trình, tiến độ, các đặc điểm chức năng mới của văn phòng, tên người liên hệ của công ty chuyển văn phòng và những việc được phân chia sẵn cho từng người để họ chuẩn bị công việc.
- Thu hút nhân viên: Hãy trình bày cho nhân viên của bạn thấy những lợi ích ở nơi làm việc mới: nếu đi làm xa thì sẽ có xe đưa đón nhân viên, hoặc các trang thiết bị tiện nghi hơn, văn phòng rộng rãi hơn… Lắng nghe những ý kiến đóng góp của họ để khắc phục các vấn đề còn tồn đọng, gợi ý để họ trình bày những gì mà họ hình dung về văn phòng mới.
- Hãy đồng cảm: Công việc chuyển dọn có thể gây căng thẳng và mệt mỏi, vì thế hãy nhận thức được việc di dời văn phòng sẽ ảnh hưởng đến từng nhân viên như thế nào. Nếu phải di dời đi xa, hãy phác thảo chi tiết về gói dịch vụ chuyển văn phòng cho nhân viên của bạn. Một số nhân viên có thể rời đi, một số khác có thể tiếp tục, vì vậy đây sẽ là thời điểm vàng để đánh giá và tổ chức lại bộ máy nhân viên của bạn.
- Cuối cùng: Gửi Email tóm tắt về việc thông báo chuyển văn phòng để nhân viên có thể tham khảo.
>>> Xem thêm: Mẹo chuyển văn phòng doanh nghiệp nhỏ
Thông báo cho Khách hàng cùng tất cả các Đối tác trong công việc
Thông báo việc thay đổi địa chỉ công ty, văn phòng là một cách lý tưởng để kết nối lại các mối liên hệ kinh doanh của bạn. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thông báo, hãy kiểm tra toàn bộ thông tin liên hệ như số điện thoại, email, facebook… của khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, chủ công nợ…
Có thể soạn thảo những nội dung sau đây trong thư thông báo chuyển văn phòng của bạn:
- Nêu những lý do tích cực từ việc di dời văn phòng (để có thể cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng, cần một nơi làm việc rộng rãi hơn vì công ty đã phát triển…).
- Bạn luôn coi trọng và đánh giá cao mối liên hệ kinh doanh của đôi bên.
- Hiện tại văn phòng cũ vẫn còn hoạt động như thường lệ cho đến trước ngày chuyển đi.
- Thời gian văn phòng mới mở cửa hoạt động.
- Địa chỉ chính xác của văn phòng mới với hình bản đồ thu nhỏ.
- Số điện thoại văn phòng chính và cho biết thông tin liên hệ là cũ hay mới.
- Địa chỉ email và thông báo nếu có thay thế email mới.
- Kết thúc email, hãy giải thích cho họ hiểu việc bạn muốn tiếp tục mối quan hệ kinh doanh nồng ấm từ trước đến nay (Ví dụ: “Chúng tôi luôn mong được làm việc với Quý khách hàng tại văn phòng mới trong những ngày tới.”).
Thông báo qua trang web, mạng xã hội và báo giấy
Hãy đảm bảo rằng bạn thông báo về việc chuyển văn phòng trên website của công ty, các tài khoản mạng xã hội cũng như ở những tờ báo mà bạn đã từng in quảng cáo.
- Thiết kế một banner thật bắt mắt về kế hoạch chuyển dọn, bao gồm ngày vận chuyển, những lý do tích cực nhất…
- Đăng banner lên Website, Instagram, Facebook, Twitter… và các mạng xã hội nổi bật khác. Hãy giữ lại bài viết thông báo cùng banner trong ít nhất ba tháng.
- Nếu bạn đăng quảng cáo trên các tờ báo giấy, phương tiện in ấn khác, hãy nhớ nêu rõ vị trí mới của doanh nghiệp trong ít nhất sáu tháng.
>>> Xem thêm: Lợi ích chuyển văn phòng doanh nghiệp
Thông báo trên trang cá nhân riêng của bạn
Đăng một số bài blog, hoặc viết một thông báo trên các trang mạng xã hội của riêng bạn để thông báo về việc di dời văn phòng. Di dời văn phòng là một sự kiện không thể tuyệt vời hơn để bạn nói chuyện về doanh nghiệp của mình, tái tạo thương hiệu. Hãy mô tả rõ ràng sự kiện này sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho các đối tác kinh doanh của bạn.
Thông báo cho từng khách hàng cụ thể
Bạn có một số khách hàng đặc biệt có giá trị, hãy quan tâm chăm sóc họ thật chu đáo. Gọi điện trực tiếp cho họ để giải thích về việc chuyển văn phòng trước khi gửi email thông báo.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần di dời thì Phú Mỹ Express chính là đơn vị vận chuyển đáng tin cậy của bạn. Chuyên nghiệp, uy tín, bảo mật thông tin và an toàn tài sản là những gì mà dịch vụ chuyển văn phòng của Phú Mỹ Express mang đến cho các doanh nghiệp.
Hãy liên hệ ngay với Phú Mỹ Express để được tư vấn, báo giá hoàn toàn miễn phí cùng mức chiết khấu cao.
