Không gian làm việc mới khang trang hơn luôn là mục tiêu phấn đấu của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình chuyển địa điểm thường gây không ít đau đầu cho ban lãnh đạo. Cùng tìm hiểu những kinh nghiệm chuyển văn phòng công ty hữu ích giúp việc di dời trở nên dễ dàng hơn.
Những kinh nghiệm chuyển văn phòng công ty: Khâu chuẩn bị
Chuyển văn phòng công ty là một công việc tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế lại tiềm ẩn nhiều rắc rối bất ngờ nếu không được chuẩn bị chu đáo. Để giúp quá trình chuyển văn phòng diễn ra suôn sẻ, sau đây là những kinh nghiệm chuyển văn phòng công ty các bạn có thể tham khảo:
Lập kế hoạch chi tiết
Trước hết, hãy lên danh sách những công việc cần thực hiện, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, phòng ban. Bên cạnh đó, việc lên các phương án dự phòng cho những tình huống phát sinh cũng vô cùng quan trọng. Một kế hoạch càng chi tiết và khoa học sẽ giúp quá trình chuyển văn phòng trở nên thuận lợi và ít rủi ro hơn.
Thông báo sớm cho nhân viên
Theo kinh nghiệm chuyển văn phòng công ty của Phú Mỹ Express, các bạn nên thông báo sớm cho toàn bộ nhân viên. Việc thông báo sớm giúp họ chủ động sắp xếp công việc và sinh hoạt cá nhân. Đặc biệt khi địa điểm mới có thể ảnh hưởng đến lộ trình di chuyển hàng ngày, nhân viên cần thời gian để cân nhắc và đưa ra phương án phù hợp cho bản thân.
Sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học và bài bản
Công đoạn chuyển hồ sơ, tài liệu sang văn phòng mới cần được thực hiện khoa học, tránh để xảy ra tình trạng thất lạc. Do đó, các bạn hãy phân loại, đóng gói cẩn thận và dán nhãn rõ ràng cho từng hộp tài liệu. Các giấy tờ quan trọng nên được bảo quản riêng và ưu tiên vận chuyển trước.
Gói hàng đồ đạc cẩn thận
Tránh để xảy ra hư hỏng, bể vỡ trong quá trình di chuyển, hãy gói hàng cẩn thận bằng các vật liệu chuyên dụng như giấy bọc bong bóng, xốp, thùng các tông chắc chắn. Với những đồ vật điện tử, máy móc quan trọng, nên nhờ sự hỗ trợ của đơn vị chuyển văn phòng chuyên nghiệp.
Giữ liên lạc với khách hàng, đối tác và gửi thông báo về việc chuyển văn phòng
Trong quá trình chuyển văn phòng, đừng quên thông báo cho khách hàng, đối tác về thời gian và địa điểm làm việc mới của công ty. Việc này không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp, tránh xáo trộn trong công việc chung.
Bảo mật các tài liệu quan trọng khi di dời văn phòng
Bảo mật tài liệu khi chuyển văn phòng là một trong những công đoạn không thể xem nhẹ. Kinh nghiệm chuyển văn phòng công ty cho thấy, nhiều đơn vị đã gặp rắc rối nghiêm trọng khi thất lạc hoặc để lộ thông tin quan trọng trong quá trình di dời. Vì vậy, lên kế hoạch bảo mật cụ thể cần được đặt lên hàng đầu.
Trước tiên, doanh nghiệp cần phân loại tài liệu theo mức độ quan trọng và tính bảo mật. Những hợp đồng, tài liệu tài chính, chiến lược kinh doanh hay thông tin khách hàng nên được tập hợp và quản lý riêng. Đồng thời, việc sao lưu dữ liệu điện tử vào ổ cứng dự phòng hoặc cloud storage là biện pháp an toàn không thể bỏ qua.
Trong quá trình đóng gói, các tài liệu quan trọng cần được niêm phong cẩn thận, dán nhãn rõ ràng và ghi chú mức độ bảo mật. Chỉ những nhân viên được ủy quyền mới được tiếp cận và vận chuyển những tài liệu này. Ngoài ra, lập biên bản bàn giao và kiểm đếm số lượng tài liệu trước và sau khi di chuyển là cách để đảm bảo không có thất thoát.
Rà soát ký hợp đồng thuê văn phòng mới
Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng mới, đừng quên kiểm tra thật kỹ các điều khoản về giá cả, diện tích, tiện ích đi kèm, điều kiện thanh lý hợp đồng… Điều này sẽ giúp tránh những tranh chấp về sau cũng như đảm bảo quyền lợi cho công ty của bạn. Đây là kinh nghiệm chuyển văn phòng công ty rất quan trọng mà các doanh nghiệp cần chú ý.
Lựa chọn đơn vị chuyển văn phòng uy tín, chuyên nghiệp
Việc chọn đúng đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp sẽ giúp quá trình di dời diễn ra an toàn và hiệu quả. Phú Mỹ Express là một trong những đơn vị dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói uy tín tại TP.HCM và các tỉnh lân cận. Chúng tôi có sẵn đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, trang thiết bị hiện đại cùng quy trình làm việc chuyên nghiệp cam kết mang đến dịch vụ chuyển văn phòng với ưu điểm:
- An toàn, đảm bảo tài sản;
- Nhanh chóng, đúng tiến độ;
- Chi phí hợp lý, minh bạch;
- Cam kết bảo mật 100%.
Xem thêm: Công ty dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói hàng đầu TPHCM | Uy tín
Hy vọng những kinh nghiệm chuyển văn phòng công ty trên đây sẽ hữu ích cho các đơn vị. Nếu còn thắc mắc nào hoặc cần trợ giúp để quá trình di dời diễn ra suôn sẻ và thành công đừng ngần ngại liên hệ với Phú Mỹ Express. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và báo giá minh bạch, rõ ràng cho các công ty khi liên lạc.
